Chaque été, Mon Bureau Numérique ferme quelques semaines pour basculer vers la nouvelle année scolaire : classes recréées, comptes rattachés, espaces temporaires purgés. Les dates exactes sont annoncées par chaque académie et relayées sur le portail officiel Mon Bureau Numérique. Bien préparer cette période évite de perdre cours, messages et documents utiles, et rend la reconnexion de septembre beaucoup plus simple.
Pourquoi MBN ferme l’été : la bascule d’année en clair
Chaque été, Mon Bureau Numérique traverse une opération technique appelée changement d’année scolaire, ou bascule. L’ENT du Grand Est, bâti sur la plateforme Skolengo de l’éditeur Kosmos, recrée à ce moment les classes, les groupes et les rattachements de comptes pour la nouvelle année.
Une fermeture programmée, pas une panne
Pendant la bascule, l’accès est coupé pour qu’aucune donnée ne soit modifiée en cours de traitement. L’académie de Nancy-Metz a fermé l’ENT aux élèves et aux parents du 26 juillet au 1er septembre pour l’année 2022-2023. Les enseignants et personnels ont retrouvé l’accès dès le 22 août, soit dix jours avant les familles.
| Profil | Début de fermeture | Réouverture |
|---|---|---|
| Élèves et parents | 26 juillet | 1er septembre |
| Enseignants et personnels | 26 juillet | 22 août |
Exemple : calendrier du changement d’année 2022-2023, académie de Nancy-Metz.
Selon le calendrier publié par l’académie de Nancy-Metz, Moodle restait joignable pendant la fermeture grâce à un bouton dédié sur la plateforme.
Des dates qui changent chaque été
Ce calendrier ne vaut que pour l’année citée. Chaque académie (Reims, Nancy-Metz, Strasbourg) annonce ses propres dates, souvent dès juin. Pour les connaître :
- les actualités du portail de votre établissement ;
- le portail académique MBN de Reims, Nancy-Metz ou Strasbourg ;
- la messagerie de l’ENT, où l’établissement relaie l’information ;
- la vie scolaire, en cas de doute.
Ce que l’ENT fait pendant la coupure
L’académie de Clermont-Ferrand, qui décrit la même opération sur son propre ENT, détaille trois tâches menées par le prestataire. Elles donnent une bonne idée de ce qui se joue pendant la coupure, même si le détail propre à MBN n’est pas publié sous cette forme :
- sauvegarde intégrale des données importantes ;
- purge des espaces temporaires limités à l’année écoulée ;
- initialisation des données pour la nouvelle année.
Et PRONOTE pendant ce temps ?
PRONOTE est un logiciel distinct, édité par Index Éducation et choisi par l’établissement. Le lien qui y mène depuis MBN suit la fermeture de l’ENT. Une autre entrée reste parfois ouverte, parfois non : la règle dépend de chaque collège ou lycée. Notre page accéder à PRONOTE via MBN détaille les chemins possibles.
Documents, messages, classes : ce que la bascule garde et ce qu’elle efface
La question qui inquiète le plus, c’est le sort des fichiers. La réponse tient en une distinction : ce qui vous appartient personnellement d’un côté, ce qui appartient à la classe de l’autre.
Ce qui vous suit d’une année à l’autre
La fiche « Sauvegarde de mes données de l’ENT en cas de changement d’établissement », publiée par la Dane de Reims pour Mon Bureau Numérique, liste les éléments transférés automatiquement :
- les préférences de chaque utilisateur ;
- le porte-documents ;
- les formulaires ;
- l’agenda personnel et les favoris ;
- les messages de la messagerie.
Ce qui risque de disparaître
La même fiche fixe une limite nette : les messages sans activité depuis 365 jours, restés dans la boîte de réception, sont supprimés automatiquement. Elle demande aussi une sauvegarde manuelle pour le cahier de textes, le classeur pédagogique, les dossiers partagés de l’Espace des classes et les forums.
| Élément | Après la bascule | Action conseillée |
|---|---|---|
| Porte-documents | Conservé | Trier et ranger |
| Agenda personnel, favoris | Conservés | Aucune |
| Messages inactifs depuis 365 jours | Supprimés | Classer dans un dossier d’archive |
| Dossiers de l’Espace des classes | Sauvegarde manuelle demandée | Copier dans le porte-documents |
| Cahier de textes, classeur, forums | Sauvegarde manuelle demandée | Exporter (PDF ou ZIP) |
Règle pratique tirée de la fiche de la Dane de Reims : ce qui est personnel suit l’utilisateur, ce qui dépend de la classe se sauvegarde à la main.
Le cas des partages faits à toute la classe
Sur d’autres ENT, comme NEO ou celui de la Somme, les partages faits à une classe disparaissent avec la classe, tandis que le document reste chez son auteur. Sur MBN, le comportement précis dépend du service utilisé : mieux vaut copier ce qui compte plutôt que de compter sur un lien de partage.
Le cas des comptes qui se ferment
Un élève qui quitte le dispositif, après la terminale ou pour une autre région, ne retrouvera pas forcément son espace en septembre. Aucun délai de grâce n’est confirmé pour MBN. Trois questions à se poser avant juillet :
- Mon compte existera-t-il encore à la rentrée ?
- Mes fichiers utiles sont-ils dans mon porte-documents personnel ?
- En ai-je une copie hors de l’ENT ?
Sauvegarder ses documents MBN, étape par étape
Les intitulés ci-dessous reprennent ceux de la fiche de la Dane de Reims. L’interface peut légèrement varier selon les services activés par votre établissement.
Le porte-documents, point de passage obligé
Le porte-documents sert de sas : on y regroupe tout, puis on télécharge. Pour récupérer un fichier déposé dans un dossier de classe :
- créez dans le porte-documents un dossier de destination, par exemple « Archives fin d’année » ;
- ouvrez l’Espace des classes et cochez les fichiers ou sous-dossiers à garder ;
- cliquez sur Ajouter au porte-documents et choisissez le dossier créé ;
- téléchargez ensuite ce dossier sur votre ordinateur ou une clé USB.
Exporter les contenus pédagogiques
Ces exports concernent surtout les enseignants, mais un élève délégué ou un animateur de forum y trouvera aussi son compte.
Le cahier de textes en PDF
Dans le menu Cahier de textes, sélectionnez le cahier dans la liste déroulante, passez en mode Liste, puis ouvrez Plus de critères pour choisir les dates et les contenus. L’icône imprimante produit un fichier PDF.
Le classeur pédagogique et les forums
Le bouton Exporter mon classeur génère une archive déposée dans le porte-documents au bout de quelques minutes ; il reste à la télécharger et à la dézipper. Dans l’onglet Forum, le menu Plus puis Exporter produit une archive ZIP du sujet choisi.
| Contenu | Chemin dans MBN | Fichier obtenu |
|---|---|---|
| Dossiers de classe | Espace des classes > Ajouter au porte-documents | Copie dans le porte-documents |
| Cahier de textes | Mode Liste > Plus de critères > imprimante | |
| Classeur pédagogique | Exporter mon classeur | Archive compressée |
| Forum | Plus > Exporter | ZIP |
La Dane de Reims précise que l’archive du classeur arrive dans le porte-documents après quelques minutes : inutile de relancer l’export si elle n’apparaît pas tout de suite.
Reste la messagerie, souvent oubliée. Pour éviter la suppression des messages inactifs depuis 365 jours :
- cliquez sur Ajouter un dossier et nommez-le, par exemple « Archives » ;
- sélectionnez les messages à conserver dans la boîte de réception ;
- rangez-les dans ce dossier d’archivage ;
- enregistrez à part les pièces jointes importantes.
Élèves, parents, enseignants : la check-list de fin d’année par profil
Tout le monde ne stocke pas les mêmes choses dans l’ENT. Chaque profil a donc ses priorités avant la fermeture d’été.
Côté élèves et parents
Ce que l’élève doit récupérer
L’élève garde surtout des traces de travail : cours déposés par les professeurs, devoirs rendus, exposés, fiches de révision. Ces fichiers servent de base l’année suivante, en particulier avant un examen comme le brevet ou le baccalauréat.
- copier les cours utiles de l’Espace des classes vers le porte-documents ;
- télécharger ses propres productions ;
- noter son identifiant ÉduConnect dans un endroit sûr.
Ce que le parent doit vérifier
Le parent pense d’abord aux documents officiels. Si l’établissement publie les bulletins dans PRONOTE, téléchargez-les avant l’été : leur mise à disposition en ligne dépend de chaque collège ou lycée. Vérifiez aussi le numéro de portable lié à votre compte. Le ministère de l’Éducation nationale exige le portable donné lors de l’inscription pour activer un compte ÉduConnect.
Le ministère de l’Éducation nationale présente ÉduConnect comme un compte unique pour suivre la scolarité de ses enfants, de l’école au lycée.
Côté enseignants
Les enseignants portent la plus grosse charge : cahier de textes, classeur pédagogique, forums et dossiers partagés relèvent tous d’un export manuel selon la Dane de Reims. Une bonne pratique consiste à exporter par classe, puis à ranger les archives par niveau.
| Profil | Priorité avant la fermeture | Où le faire |
|---|---|---|
| Élève | Cours et travaux personnels | Espace des classes, porte-documents |
| Parent | Bulletins, messages de la vie scolaire | PRONOTE, messagerie |
| Enseignant | Cahier de textes, classeur, forums | Menus d’export de MBN |
Un changement d’établissement dans la même académie fait l’objet de la fiche de la Dane de Reims : le porte-documents et l’agenda suivent, pas les contenus de classe. Dans ce cas, l’ordre conseillé est le suivant :
- exporter les contenus de classe ;
- les regrouper dans le porte-documents ;
- télécharger une copie locale ;
- vérifier ses accès dans le nouvel établissement à la rentrée.
Des archives scolaires utiles en septembre, pas un fourre-tout
Télécharger ne suffit pas. Un dossier « Téléchargements » rempli de fichiers nommés « document(3).pdf » ne servira à personne en octobre. L’archivage de fin d’année se prépare comme une bibliothèque.
Ranger hors de l’ENT
Le porte-documents de MBN reste un espace en ligne, soumis aux règles de l’ENT. Une copie personnelle, sur ordinateur et sur un second support (clé USB, disque externe ou cloud familial), protège contre une fermeture de compte ou une erreur de manipulation.
Une arborescence simple
| Niveau | Exemple de nom | Contenu |
|---|---|---|
| Année scolaire | Archives 4e | Un dossier par année |
| Matière | Maths, Histoire-géo | Cours et exercices |
| Type | Évaluations, bulletins | Documents officiels et notés |
Des noms de fichiers lisibles
- commencer par la matière, puis le thème : « SVT – digestion » ;
- garder le PDF pour les documents à relire ;
- dézipper les archives ZIP exportées pour vérifier leur contenu ;
- supprimer les doublons avant de copier sur le second support.
« Certaines sauvegardes restent à la charge des utilisateurs », rappelle l’académie de Clermont-Ferrand dans son message de changement d’année.
Préparer la reconnexion de la rentrée
La réouverture de septembre concentre les difficultés de connexion. Quelques minutes de préparation en juillet évitent l’attente au premier jour :
- noter les dates de réouverture annoncées par l’établissement ;
- conserver identifiant et mot de passe ÉduConnect ;
- vérifier que le portable lié au compte est toujours le bon ;
- relancer l’application Skolengo après la réouverture et, si besoin, suivre notre guide application mobile ;
- en cas de blocage, passer par notre page diagnostic de connexion.
Une archive bien tenue sert aussi de mémoire : on y retrouve un cours de 4e utile en 3e, ou un bulletin réclamé pour un dossier d’inscription.
Mon Bureau Numérique fin d’année : un rendez-vous à anticiper dès juin
La bascule d’été suit une logique simple : les données personnelles, porte-documents en tête, passent à l’année suivante, tandis que les contenus liés aux classes et les vieux messages demandent une action de votre part. Quelques exports en juin, une archive rangée hors de l’ENT et des identifiants ÉduConnect à jour suffisent à aborder septembre sereinement. Reste une question que chaque famille gagne à poser à son établissement : quels services resteront ouverts cet été, et à quelle date l’ENT rouvrira-t-il ?
